belcotaxonweb

Belcotax on Web FAQ - technisch

Toegang

Fiches indienen - Verzending per bestand

 

Hoe krijg ik toegang tot Belcotax On Web ?

De toegang tot Belcotax On Web verloopt via het portaal van de Sociale Zekerheid.

Om u geldig te registreren via de Sociale Zekerheid moet u beschikken over een ondernemingsnummer (KBO-nummer).

1. U beschikt over een KBO-nummer

a) U bent al geregistreerd bij de de Sociale Zekerheid.

Als u reeds elektronische aangiften doet bij de de Sociale Zekerheid of als u al een toegang hebt tot Tax-on-Web-mandataris bent u al geregistreerd als gebruiker van het portaal van de de Sociale Zekerheid. U kunt dezelfde codes ook gebruiken voor Belcotax On Web. U hebt naast de gebruikersnaam en het paswoord nog een elektronische handtekening nodig via een certificaat klasse 3 of een elektronische identiteitskaart. Bijkomende inlichtingen kunnen bekomen worden bij de helpdesk van de de Sociale Zekerheid.

Contactcenter FOD Financiën

  • 0257/257 57

b) U bent nog niet geregistreerd bij de Sociale Zekerheid.

U hebt nog geen gebruikersnaam en paswoord voor het portaal van de Sociale Zekerheid. Dan kan u zich registreren via www.socialezekerheid.be.

Na de aanvraagprocedure krijgt u een gebruikersnaam en paswoord dat u kunt gebruiken als login voor Belcotax On Web in combinatie met een certificaat klasse 3.

Als u via het portaal van de Sociale Zekerheid een gebruiker hebt aangemaakt op uw naam kan u ook inloggen met uw elektronische identiteitskaart. U steekt uw e-ID in de kaartlezer, klikt op "inloggen met de elektronische identiteitskaart", geeft uw pincode in en u krijgt toegang tot Belcotax On Web. Bijkomende inlichtingen kunnen bekomen worden bij de helpdesk van de Sociale Zekerheid.

Contactcenter FOD Financiën

  • 0257/257 57

2) U beschikt niet over een KBO-nummer

a) Als u een rechtspersoon, een openbare dienst, een werkgever of een handelaar natuurlijk persoon bent, of u oefent een aan de btw onderworpen activiteit of een vrij beroep uit dan moet u een KBO-nummer aanvragen bij de Kruispuntbank Ondernemingen (http://economie.fgov.be/). Op basis van dat KBO-nummer kunt u zich vervolgens registreren op het portaal van de Sociale Zekerheid (zie vorige).

b) Als u niet onder één van de voorgaande categorieën valt en dus geen KBO-nummer kunt aanvragen, dan kunt u een aanvraag tot toegang richten aan de FOD Financiën. Daartoe vult u het aanvraagformulier volledig in, ondertekent het en stuur het per fax of per post naar :

FOD Financiën - Dienst Belcotax


Als uw aanvraag aanvaard wordt kennen wij u een refertenummer toe (met dezelfde vorm als een ondernemingsnummmer) dat gebruikt zal worden om u te identificeren als afzender binnen Belcotax On Web. Als u de bevestiging hebt gekregen kunt u inloggen via de link "Inloggen met de e-ID voor gebruikers zonder KBO-nummer". U steekt uw e-ID in de kaartlezer, klikt op login, geeft uw pincode in en u krijgt toegang tot de toepassing.

Wat is een elektronische handtekening; hoe kan men ze verkrijgen ?

De toepassing Belcotax On Web maakt gebruik van een geavanceerde elektronische handtekening die gelijkgesteld is met een geschreven handtekening op basis van een gekwalificeerd certificaat en omdat ze ontworpen is met beveiligde apparatuur.

Voor meer details betreffende de ingezette technologieën of om dit certificaat op uw pc te installeren kan u zich wenden tot één van de door de FOD Financiën erkende certificatieorganismen :

  • Certipost
  • Globalsign
  • Isabel

Sinds februari 2007 kan u ook inloggen op Belcotax On Web met behulp van de elektronische identiteitskaart en een kaartlezer. De aanvraag en de configuratie van uw login gebeurt in dat geval op dezelfde manier als bij het gebruik van een certificaat klasse 3. Meer info over de installatie en configuratie van uw e-ID vindt u op www.eid.belgium.be.

Deze geavanceerde elektronische handtekening kan garanderen dat :

  • zowel de verzender als de ontvanger van de aangifte werkelijk diegenen zijn die ze beweren te zijn ("hun wederzijdse identiteit is verzekerd") ;
  • de verzender zijn aangifte effectief getekend heeft ;
  • de inhoud van de ontvangen aangifte identiek is aan degene die de verzender heeft getekend.

De digitale handtekening is wettelijk erkend in België (wet van 20 oktober 2000 – BS van 22 december 2000 en wet van 9 juli 2001 – BS van 29 september 2001).

Bij het aanmelden krijg ik de foutmelding "Authenticatie mislukt" : "user_no_certificat_in_LDAP" of "user_wrong_certificat".

Het is mogelijk dat u bij het aanmelden volgende foutmelding krijgt :

AUTHENTICATIE MISLUKT – User_egov_no_certifcat_in _LDAP
of
AUTHENTICATIE MISLUKT – User_wrong_certificat

Deze fout doet zich voor als uw certificaat klasse 3 niet correct geconfigureerd is voor het gebruik op Belcotax On Web.

U dient eerst en vooral uw certificaat te exporteren vanuit uw browser via de functie "Extra" » "Internet opties" » "Inhoud" » "Certificaat". Daar volgt u de wizard die een bestand aanmaakt en op uw pc opslaat. Als het exporteren succesvol verlopen is meldt u zich aan op www.socialsecurity.be en daar kiest u voor de functie "Beheer van het certificaat te gebruiken op het portaal van de Sociale Zekerheid". U zoekt de locatie van uw certificaat op uw pc op en kiest dan "Het certificaat opladen".

    Zie ook demo Exporteren certificaat. - 24 blz., 2.891 kB

Voor alle problemen bij het inloggen kan u terecht bij het contactcenter Eranova van de Sociale Zekerheid.

Contactcenter FOD Financiën

  • 0257/257 57

Bij het aanmelden krijg ik de foutmelding "Authentication_200".

Het is mogelijk dat u bij het aanmelden volgende foutmelding krijgt : "Authentication_200". Deze boodschap wordt veroorzaakt door een probleem met de beveiligingsinstellingen van bepaalde nieuwe versies van Internet Explorer 7 en 8.

Kies in de browser voor het menu "Extra", vervolgens "Internet opties". In het tabblad beveiliging kiest u voor "Vertrouwde websites" en de knop "Websites". Daar vinkt u volgende functie onderaan het venster uit : "Serververificatie (https:) voor alle websites in deze zone verplicht". Vervolgens typt u volgend adres in het invoervak "http://*.fgov.be" en u klikt op "Toevoegen". U sluit de verschillende vensters en uw browser af. U start een nieuw browservenster en u gaat naar www.belcotaxonweb.be.

  

Bij het aanmelden krijg ik de foutmelding "Page cannot be displayed/ Pagina kan niet worden weergegeven".

Het is mogelijk dat u bij het aanmelden volgende foutmelding krijgt : "Pagina kan niet worden weergegeven / Page cannot be displayed". Deze boodschap wordt veroorzaakt door een beveiligingsinstelling van de browser en doet zich regelmatig voor onder Windows Vista en Windows 7.

Kies in de browser voor het menu "Extra", vervolgens "Internet opties". In het tabblad beveiliging kiest u voor "Vertrouwde websites" en de knop "Websites". Daar typt u volgend adres in het invoervak "*.socialsecurity.be" en u klikt op "Toevoegen". U sluit de verschillende vensters en uw browser af. U start een nieuw browservenster en u gaat naar www.belcotaxonweb.be. Het inloggen moet nu wel lukken.

Mogelijk is er ook een probleem met de configuratie van uw certificaat. Voor de procedure om uw certificaat te configureren zie de vraag "Bij het aanmelden krijg ik de foutmelding "Authenticatie mislukt" : "user_no_certificat_in_LDAP" of "user_wrong_certificat"."

Als het probleem zich blijft voordoen neemt u best contact op met:

Contactcenter FOD Financiën

  • 0257/257 57

Na de login procedure krijg ik de melding "De afzender is niet gekend in het systeem Belcotax"

Als u na het inloggen een scherm krijgt met de melding "De afzender is niet gekend in het systeem Belcotax" bent u nog niet eerder aangemeld geweest. De eerste keer dat u aanmeldt kan u uw naam en adres controleren en indien nodig verbeteren of aanvullen. Vervolgens klikt u op "DOORGAAN" om meteen in de toepassing te komen.

Het is mogelijk dat uw KBO-nummer niet ingevuld is in dit scherm maar dat als waarde "00000null" wordt vermeld. Dat wijst erop dat in uw account bij de sociale zekerheid geen KBO-nummer vermeld is. U moet contact opnemen met Eranova, de helpdesk van de sociale zekerheid, om uw KBO-nummer te laten toevoegen aan uw account. Mogelijk bent u geregistreerd als dienstverlener natuurlijk persoon. Dergelijke account bevat geen KBO-nummer. In dat geval moet u een nieuwe account laten aanmaken als werkgever, onderneming zonder personeel of dienstverlener rechtspersoon.

 

Contactcenter FOD Financiën

  • 0257/257 57

 

Hoe kan ik bestanden versturen ?

U kan bestanden in XML- of TXT-formaat verzenden via het web.

Er zijn twee stappen nodig om een bestand door te zenden via het web :

  • Voorbereiding van het bestand : Eerste validatie + omzetting in BOW-formaat.
  • Verzending van het bestand : Het eigenlijke verzenden van het .bow bestand.

Welk formaat moet het bestand hebben ?

Twee types van bestanden zijn mogelijk :

  • een bestand dat beantwoordt aan de omschrijving "XML-formaat". De volledige technische informatie vindt u in de brochure Belcotax die u kan raadplegen op de publicaties Belcotax on Web pagina. Daar vindt u ook een Belcotax-200x.xsd bestand met de verwachte structuur, een voorbeeld XML-bestand en een beknopte handleiding voor XML-bestanden.
  • een bestand dat beantwoordt aan de omschrijving "TXT formaat". De volledige technische informatie vindt u in de brochure Belcotax die u kan raadplegen op de "Publicaties" pagina.

Wat is het belang van het sequentienummer (zone 0.012) ?

Bij elke nieuwe verzending van een bestand verhoogt de afzender (de afzender wordt geïdentificeerd met zijn KBO-nummer) het sequentienummer 0.012 met één eenheid.

Bij de start van een nieuw inkomstenjaar wordt de nummering hernomen vanaf 1.

Vanaf inkomstenjaar 2009 is het sequentienummer facultatief. Afzenders kunnen het nog gebruiken als eigen referentie voor hun bestanden maar het is niet meer bepalend voor de volgorde van verwerking. De bestanden zullen verwerkt worden in de volgorde waarin ze ingediend worden.

Wat betekent de boodschap "Verzending bestaat al in BOW" ?

Als bij het verzenden van een bestand de boodschap "Verzending bestaat al in BOW" getoond wordt wijst dat erop dat in het bestand een sequentienummer (zone 0.012) vermeld is dat al in een eerdere verzending gebruikt werd. U moet in uw origineel bestand het sequentienummer verhogen en uw bestand opnieuw valideren en verzenden.

U kunt via "Opzoeken en bijwerken – Verzending" steeds de lijst van verzendingen met hun sequentienummer voor uw ondernemingsnummer opzoeken. Zo weet u welk het eerste vrije sequentienummer is.

Vanaf inkomstenjaar 2009 zal deze boodschap niet meer getoond worden. Het sequentienummer is immers facultatief geworden en het is ook toegelaten om hetzelfde sequentienummer meerdere keren te gebruiken.

Bij het converteren van een bestand start de conversie niet of blokkeert de pagina.

  • Mogelijk is er geen Java of een oude versie geïnstalleerd. Voor het converteren moet de Java software op uw pc geïnstalleerd zijn. Via www.java.com kan u de meest recente versie downloaden en installeren.
  • U hebt de knoppen 'vorige' en 'volgende' van uw browser gebruikt. Dat kan een time-out veroorzaken. In een webtoepassing moet u steeds de knoppen van de toepassing zelf gebruiken.

Bij de voorbereiding van een bestand krijg ik de fout 'Error. Click for details' in de voortgangsbalk.

De nieuwste versie 1.6.0_19 van Java heeft een extra beveiligingsinstelling die de conversie van bestanden blokkeert. U moet aanvaarden dat de niet-beveiligde componenten getoond worden. Indien u dat niet doet blokkeert de conversiemodule. U kan deze boodschap uitschakelen door de instructies in de bijlage te volgen.

  • Java versie 1.6.0_19 - Instructies - 6 blz., 519 kB
  • Java versie 1.6.0_19 - Instructies - 5 blz., 870 kB

Bij het converteren van het bestand krijg ik de boodschap "Eén of meerdere van de paden is niet correct" (c:/fakepath/).

Dit gaat om een beveiligingsprobleem van Internet explorer. U kan het probleem oplossen door het beveiligingsniveau te verlagen. Voor het wijzigen van uw beveiligingsinstellingen klikt u achtereenvolgens op Extra, Internet-opties en op het tabblad Beveiliging. Klik vervolgens op de beveiligingszone Internet, daar verlaagt u het beveiligingsniveau naar normaal. U klikt twee maal op OK en start de conversie opnieuw.

Hoe kan ik vaststellen of mijn bestand aanvaard is ?

Wanneer u een bestand verzendt via het web, ontvangt u onmiddellijk online een verzendingsnummer dat uw verzending aanduidt.
De ontvangst van dat nummer verzekert dat uw verzending correct is verlopen.

Het bestand wordt vervolgens een eerste keer onderzocht om de geldigheid van het formaat en de samenhang van de gegevens na te gaan en het resultaat daarvan mondt uit in de verzending per e-mail van een ontvangstmelding of een bericht van weigering (validatie 1 en 2).

Wanneer deze eerste validatie geen enkele lacune onthult, ondergaat het bestand een tweede controle (validatie 3) om de volgende anomalieën op de sporen :

  • dubbel gebruik
  • vergissingen in het volgnummer van de fiches
  • verkeerde KBO-nummers
  • enz.

Indien deze tweede validatie correct verloopt, zal het bestand definitief geladen worden in de gegevensbank van de administratie.
In alle gevallen wordt per e-mail een bericht van verwerking verzonden binnen de 48 uren na de verzending, dat u inlicht over het gevolg dat aan de verzending gegeven wordt (aanvaarding of weigering).

Wat betekenen de foutmeldingen bij mijn geweigerde bestanden ?

Er zijn verschillende types foutmeldingen :

  • Blokkerende fouten : uw volledig bestand is geweigerd. U moet de fout(en) verbeteren en uw bestand opnieuw versturen.
  • Omzeilbare fouten : er is een anomalie gevonden in uw bestand die echter niet van dien aard is dat uw bestand meteen geweigerd wordt. Het kan gaan om een gebrek aan voldoende nationale nummers of andere identificatiegegevens in de fiches, of een laattijdige annulering of verbetering … U kan via een aanvraag aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken." data-mce-href="mailto:Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.">Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.;uw bestand toch laten aanvaarden. In uw aanvraag vermeldt u het referentienummer van de verzending en de reden die tot deze anomalie geleid hebben.
  • Waarschuwingen : In bepaalde fiches werden abnormale bedragen gevonden (vb. Bedrijfsvoorheffing hoger dan belastbaard bedrag …) tijdens de eerste controle. We vragen u na te kijken of dit terecht is. Indien niet moet u deze zaken verbeteren en uw bestand opnieuw doorsturen. Indien de situatie toch correct is kan u uw bestand zonder meer indienen, uw bestand wordt hierdoor niet geweigerd.
  • Geëxplodeerde fout : Het gaat hier om een fout die tijdens de validatie 3 is opgemerkt. Het kan gaan om fouten in de volgnummers van de fiches (tweemaal hetzelfde volgnummer voor hetzelfde type van fiche van dezelfde schuldenaar), of een ongeldige code van het Sociaal secretariaat, of omdat een te verbeteren fiche niet gevonden werd (mogelijk hebt u niet de juiste referenties vermeld in uw verbeterend bestand) … U moet de fouten verbeteren en uw bestand opnieuw versturen. 
    vb. : "Reeds ingediende fiscale fiche" : de fiche die u ingediend heeft draagt een volgnummer dat u reeds in een vorige fiche van hetzelfde type, voor dezelfde schuldenaar gebruikt hebt. Kijk na welk het laatste gebruikte volgnummer is voor dat type fiche voor deze schuldenaar en begin de nieuwe fiches te nummeren vanaf het eerste vrije nummer.

Wanneer gebruik ik de zone "Nationaal nummer indien natuurlijk persoon (zone 1037)" in de schuldenaargegevens ?

De schuldenaar van inkomsten wordt normaal gezien geïdentificeerd met zijn KBO-nummer. Bij gebrek aan een KBO-nummer moet u het refertenummer voor de bedrijfsvoorheffing gebruiken indien u fiches met bedrijfsvoorheffing indient.

Als de schuldenaar geen KBO-nummer of refertenummer heeft kan u hem identificeren met zijn rijksregisternummer indien het fiches zonder bedrijfsvoorheffing betreft. Dat vermeldt u dan in de zone 1037 "Nationaal nummer indien natuurlijk persoon".

Welke gegevens moet ik invullen voor de identificatie van de genieter (o.a. fiche 281.50) ?

In alle gevallen is de genieter een natuurlijk persoon óf een rechtspersoon.

  • Als het gaat om een natuurlijk persoon moet u :
    • Ofwel zijn rijksregisternummer vermelden (deze vermelding is niet verplicht voor de fiches 281.50),
    • Ofwel zijn naam en voornaam en zijn volledig adres vermelden in de daartoe voorziene velden.
    In de fiche 281.50 kan u het KBO-nummer vermelden in de zone "KBO-nummer natuurlijk persoon" (zone 2110)
  • Als het gaat om een rechtspersoon, steeds zijn KBO-nummer vermelden. Er wordt geen enkele uitzondering toegestaan voor de Belgische rechtspersonen. Het KBO-nummer kan immers steeds teruggevonden worden via de KruispuntBank Ondernemingen en het handelsregister.

Voor de buitenlandse genieters de gegevens zo volledig mogelijk vermelden: naam en voornaam in aparte velden, naam van de onderneming, straat, nummer, postbus, buitenlandse postcode en land

 

Ik krijg een waarschuwing na het indienen van een bestand : "Warning - f20_2181...."?

Warning "f20_2181_remunerationoanderevoordelensocetrang" ?

De fiscale administratie had voor inkomstenjaar 2018 de intentie om een veld toe te voegen aan de fiche nl., : "21. Bezoldigingen en andere voordelen verkregen van een buitenlandse vennootschap gelinkt aan de werkgever" gelinkt aan code 2181

Bij de definitieve versie in januari 2019 werd de invoering van dit veld met een jaar uitgesteld maar het vermelden van dit veld (zonder bedrag) wordt dit jaar ook aanvaard.  Meer informatie hierover vind je hier.