belcotaxonweb

Belcotax on Web - FAQ

 

Fiches indienen - Algemeen

 

 

Welk voordelen biedt Belcotax On Web ?

Belcotax On Web geeft de gebruiker (de schuldenaar van de inkomsten of de mandataris) de mogelijkheid om zijn gegevens in te dienen onder de vorm van een bestand doorgestuurd via het web of door het online invullen van de fiches.

Het systeem biedt bovendien de mogelijkheid om op een autonome wijze de gegevens te beheren door de doorzending van verbeterde bestanden of, online, door middel van raadpleging-/wijziging-/annulatie-/toevoeging- schermen. Via Belcotax On Web moeten enkel de fiches 281 ingediend worden. De samenvattende opgave 325 wordt door de toepassing zelf aangemaakt.

  

Welke zijn de noodzakelijke technische vereisten om Belcotax On Web te gebruiken ?

Als eindgebruiker moet u beschikken over een internetaansluiting en een standaard browser op de pc vanaf dewelke u zich verbindt met de site van de FOD Financiën (Vereiste versie van Internet explorer : 5.5 of hoger - Virtuele Java Machine : Sun JavaTM Virtual Machine (JVM), versie 1.4.1 of hoger - Vereiste Netscapeversie : Communicator 4.77 of hoger).

Het gebruik van betaversies of testversies van deze browsers wordt afgeraden want ze kunnen een bepaald aantal functionaliteiten die nodig zijn voor de verzending van geldige aangiften niet ondersteunen.

Bovendien moet u beschikken over een gekwalificeerd certificaat dat uitgereikt is door één van de certificatieautoriteiten erkend door de FOD Financiën of over een elektronische identiteitskaart.

U dient zich geen enkele specifieke software aan te schaffen om gebruik te maken van Belcotax On Web. De vereiste software voor de validatie van uw bestanden wordt automatisch naar uw pc doorgezonden op het moment van de verbinding met de internetsite van de FOD Financiën.

  

Wie kan Belcotax On Web gebruiken ?

De schuldenaars : de privaatinstellingen en privé-organismen, de openbare machten, de vennootschappen.

In het algemeen kunnen alle schuldenaars van inkomsten met hun eigen gegevens deelnemen aan het Belcotax systeem.

De mandatarissen : de sociale secretariaten, de boekhoudkantoren of andere verenigingen, de door hun cliënten gemandateerde organismen.

  

Welke fiches kan u indienen via Belcotax On Web ?

Mededelingen verzekeringsinstellingen 281.00
Bezoldigingen 281.10
Pensioenen 281.11
Vervangingsinkomsten 281.12
Werkloosheidsuitkeringen 281.13
Vervangingsinkomsten (verzekeringsinstellingen) 281.14
Inkomsten uit pensioensparen 281.15
Wettelijke vergoedingen wegens blijvende ongeschiktheid 281.16
Uitkeringen voor brugpensioen 281.17
Vervangingsinkomsten 281.18
Bezoldigingen van bedrijfsleiders 281.20
Attesten van terugbetaalde sommen 281.25
Presentiegelden, prijzen, subsidies, onderhoudsuitkeringen 281.30
Lijf- of tijdelijke rentes 281.40
Auteursrechten 281.45
Commissielonen, makelaarslonen, restorno’s, vacatiegelden, betalingen of andere voordelen van alle aard 281.50
Betalingsattesten in het kader van pensioensparen 281.60
Attesten giften 281.71
Attesten PWA cheques 281.80
Attesten dienstencheques 281.81
Attesten financiële verantwoordelijkheid 281.82
Attesten sociaal economisch fonds 281.83
Attesten starterfonds 281.84
Attesten fonds ter reductie van de globale energiekost 281.85
Attesten teruggave van sociale bijdragen van zelfstandigen 281.90
Inlichtingen verkopen van onroerende goederen 281.91
Hulpmaatregelen in het kader van het landbouwbeleid 281.92
Inlichtingen openbare diensten (fiche 104OD) 281.93
  

Wat is het KBO-nummer ?

De Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) kent aan elke onderneming en aan elke handelaar, vanaf zijn inschrijving, een enig identificatienummer toe. Al de basisinformatie (naam, adres, sociale reden …) is verbonden aan dit identificatienummer. Dankzij dit uniek nummer zullen de ondernemingen niet herhaaldelijk meer dezelfde formaliteiten moeten vervullen bij de verschillende administraties want de uitwisseling tussen deze administraties zal gebeuren door bemiddeling van de Kruispuntbank.

Voor elke bijkomende informatie dient u zich te wenden tot de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO) bij de FOD Economie, KMO, Middenklasse en Energie.

  

Welke zijn de indieningstermijnen voor de fiches ?

De uiterste indieningsdatum voor de fiches wordt aangekondigd op de startpagina, in de brochure en in de berichten aan de schuldenaars. Indien deze datum overschreden wordt, wordt het bestand aanzien als laattijdig op fiscaal vlak.

  • Voor de fiches 281.10 tot en met 281.30 is de wettelijke uiterste indieningsdatum 01/03.
  • Ook de attesten 281.60 tot en met 281.90 moeten uiterlijk tegen 01/03 ingediend worden.
  • Voor de fiches 281.00 is de uiterste indieningsdatum 31/03.
  • Voor de fiches 281.40 en 281.45 is de uiterste indieningsdatum 30/04.
  • Voor de fiches 281.50 en 281.93 is de uiterste indieningsdatum 30/06.

Geen enkel bestand, zelfs een verbeterend, wordt nog geaccepteerd na 30 september van het vijfde jaar volgend op het jaar van de inkomsten. Fiches betreffende het jaar van inkomsten 2006 worden niet meer geaccepteerd na 30/09/2011.

  

Hoe en wanneer kan ik een attest 281.25 indienen ?

Voor terugvorderingen van in een vorig jaar ten onrechte betaalde bedragen moet u vanaf 01/01/2010 een attest 281.25 opmaken. Deze attesten kunnen het hele jaar door ingediend worden via Belcotax On Web. Op een attest 281.25 worden de teruggevorderde bedragen in bruto vermeld (dus ook de eerder ingehouden bedrijfsvoorheffing moet teruggevorderd worden van de genieter en inbegrepen worden in het bedrag op het attest 281.25). Om de administratie de mogelijkheid te geven de genieter zo snel mogelijk een nieuwe belastingafrekening te bezorgen moet u het attest op het moment van de terugvordering of de beslissing tot terugvordering indienen via Belcotax On Web. U gebruikt daarvoor de meest recente versie van Belcotax On Web ; voor een terugvordering in september 2010 dient u het attest 281.25 dus in via Belcotax On Web inkomstenjaar 2009. De administratie verwerkt de informatie dan meteen zodat de afrekening binnen de vijf maanden na de indiening van het attest gebeurt.

Opgelet : Attesten 281.25 voor terugvorderingen over het voorbije inkomstenjaar mogen pas vanaf 01/09/inkomstenjaar +1 ingediend worden. Tot en met 31/08/inkomstenjaar +1 moeten terugvorderingen verrekend worden door de originele fiche te verbeteren.

Voorbeeld 1 : Een originele fiche 281.10 werd ingediend op 28/02/2010. Op 15/07/2010 wordt een bezoldiging teruggevorderd die in 2009 ten onrechte betaald werd. Daarvoor moet de originele fiche 281.10, ingediend op 28/02/2010 verbeterd worden. Het bedrag aan bezoldigingen en bedrijfsvoorheffing wordt verminderd in de originele fiche 281.10.

Voorbeeld 2 : op 17/09/2010 wordt een bezoldiging teruggevorderd die in 2009 ten onrechte werd betaald. Daarvoor moet een attest 281.25 worden opgemaakt met het brutobedrag. De originele fiche 281.10 blijft ongewijzigd.

Voorbeeld 3 : op 15/03/2010 wordt een bezoldiging teruggevorderd die in 2008 ten onrechte betaald werd. Daarvoor moet een attest 281.25 opgemaakt worden met het brutobedrag. De originele fiche 281.10 blijft ongewijzigd.

  

Mag ik nog fiches 281 indienen op papier ?

Het Koninklijk Besluit van 03/06/2007 (Belgisch Staatsblad 14/06/2007) heeft de verplichte elektronische indiening van de fiscale fiches 281.10 tot en met 281.50 voor alle schuldenaars ingevoerd vanaf inkomstenjaar 2008. Er zullen vanaf 2009 geen papieren fiches 281.10 tot en met 281.50 meer aanvaard worden.

U kan evenwel een uitzondering op deze verplichting bekomen indien u niet beschikt over de benodigde informaticamiddelen. De aanvraag kan gericht worden aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken." data-mce-href="mailto:Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.">Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.;met vermelding van het KBO-nummer van de schuldenaar, het type fiche en het aantal in te dienen fiches en van de reden waarom u meent in aanmerking te komen voor een uitzondering.

Voor zover u de toestemming hebt gekregen om de fiches 281.xx op papier in te dienen moeten bepaalde regels gerespecteerd worden :

  1. De verbetering van op papier ingediende fiches moet eveneens via de papieren procedure verlopen.
  2. Men moet extra opletten voor het risico van dubbel gebruik. Dit kan mogelijks niet onmiddellijk vastgesteld worden terwijl dat wel het geval is bij een elektronische indiening.
  

Mag ik een fiche 281.30 – onderhoudsuitkeringen nog op papier indienen ?

Als u jaarlijks slechts één of enkele fiches 281.30 voor door u betaalde onderhoudsuitkeringen moet indienen mag u dat nog steeds op papier doen. U moet voor deze fiches geen uitzondering vragen. U mag de papieren fiches zonder meer opsturen naar het bevoegde documentatiecentrum.

Opgelet : Dit geldt enkel voor onderhoudsuitkeringen op een fiche 281.30.

  

De naam en/of het adres van de afzender of de schuldenaar zijn foutief. Hoe kan ik dat verbeteren ?

U kan zelf de gegevens van de afzender of de schuldenaar niet verbeteren. Als u een fout opmerkt meldt u dat via een e-mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken." data-mce-href="mailto:Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.">Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. In de mail vermeldt u het KBO-nummer of nationaal nummer van de afzender of de schuldenaar en de juiste naam en adresgegevens.

Hoe moet ik mijn gegevens toesturen ?

Door codering

In het kader van Belcotax On Web kunnen de fiscale fiches online ingevuld worden via de functie "Verzending per codering" van het menu.

Het oproepen van deze functie start een procedure voor de manuele invoer van gegevens. Deze invoerschermen zijn opgebouwd uit drie niveau's : Verzending – Aangifte – Fiches.

Als u uw fiches hebt ingevuld kan u het geheel versturen. U krijgt onmiddellijk een verzendingsnummer dat aantoont dat de overdracht correct is verlopen. U krijgt eveneens een ontvangstmelding per e-mail. Uw verzending wordt vervolgens onderworpen aan een verdere verwerking. Een verwerkingsbericht zal u informeren over de aanvaarding of de verwerping. Deze melding zal bij u per e-mail toekomen binnen de 48 uur.

De laatst bewaarde versie blijft beschikbaar voor een eventueel nieuwe sessie zolang u niet expliciet vraagt om er afstand van te doen. Op het moment van de definitieve verzending wordt er automatisch een laatste back-up geregistreerd maar de bewaarde gegevens zijn niet meer toegankelijk. Zij worden opnieuw beschikbaar wanneer de eindverwerking uitmondt in een verwerping, om u toe te laten de nodige verbeteringen door te voeren.

Let wel dat iedere gebruiker slechts één enkel bestand per keer kan bewaren ; men moet dus de definitieve aanvaarding van een bestand afwachten vooraleer een volgende sessie te coderen.

Alle contacten tussen uw pc en de internetsite (de server van de FOD) zijn gecodeerd. Enkel de verzender en de ontvanger kunnen de doorgezonden gegevens lezen.

Per bestand

Er zijn twee stappen nodig om een bestand door te zenden via het web :

Voorbereiding van het bestand : Eerste validatie + omzetting in BOW-formaat.

Verzending van het bestand : Het eigenlijke verzenden van het .bow bestand.

Opgelet : De afzender opgenomen in het bestand (KBO-nummer in zone 0024) moet dezelfde zijn als die van de login. Indien dat niet zo is kan u het bestand versturen maar kan u de gegevens nadien niet raadplegen.

  

Hoe kan ik fiches indienen voor buitenlandse genieters ?

Fiches voor buitenlandse genieters kunnen op dezelfde manier ingediend worden als fiches voor Belgische genieters. Alle fiches mogen in dezelfde aangifte in dezelfde verzending opgenomen worden. Er moet geen enkele sortering of opsplitsing meer gebeuren.

Voor buitenlandse genieters moet steeds de naam (en voornaam) en het buitenlands adres (straat en nummer, buitenlandse postcode, gemeente en land) vermeld worden. Eventueel kan u een buitenlands identificatienummer (vb. btw-nummer) vermelden in de zone "Fiscaal Identificatienummer (FIN)" (zone 2.109).

  

Wie mag de gegevens raadplegen, wijzigen ?

Wat betreft de inkomstenjaren 2005 tot en met 2009 kan enkel de afzender die de gegevens heeft ingediend, deze gegevens raadplegen of corrigeren. Deze persoon wordt geïdentificeerd door zijn certificaat of e-ID tijdens het aanmelden bij de toepassing. U vindt de referentie van deze gebruiker in de detailgegevens van de verzending. Die kan u oproepen via het vergrootglas in de resultatenlijst van de opzoeking van uw verzendingen via "Opzoeken en bijwerken" – "Verzendingen".

Indien de persoon die daar vermeld staat niet meer voor de onderneming werkt of als een andere persoon aangesteld is om de gegevens te beheren kan u een ondertekende aanvraag tot wijziging van de gebruiker sturen in bijlage bij een e-mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken." data-mce-href="mailto:Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.">Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., per fax naar 0257/99234 of per post. In die aanvraag vermeldt u het referentienummer van de verzending, het KBO-nummer van de afzender en het rijksregister van de huidige en van de nieuwe gebruiker.

  

Waarom kan ik de gegevens van een bestand na het versturen niet raadplegen ?

Om na de verzending van een bestand de verstuurde gegevens te kunnen raadplegen moet u in het bestand als afzender dezelfde onderneming opnemen waarvoor u een login tot de toepassing hebben. M.a.w. in de zone 0024 moet het KBO-nummer vermeld worden dat ook opgenomen is in de login voor het portaal van de sociale zekerheid. U vindt dat ondernemingsnummer ook in het welkomstscherm van Belcotax On Web na het inloggen.

Indien u in het bestand een andere onderneming vermeldt als afzender kan u het bestand zonder probleem versturen maar u kan het nadien niet raadplegen, annuleren of verbeteren met uw login.

  

Hoe kan ik individuele fiches raadplegen ?

De opzoeking van fiches gebeurt via de functie "Opzoeken en bijwerken". U kiest in het menu het gewenste niveau: verzending, aangifte, opgave 325 of fiche. Voor elk niveau verschijnt er een scherm met zoekcriteria. U vult selectiecriteria in en klikt op de knop "Zoeken". De opzoeking geeft als resultaat een lijst overeenkomstig het gekozen niveau : lijst van verzendingen, van aangiften, van opgaven of van fiches.

U kan steeds naar een lager niveau overgaan (van verzending naar de erin vervatte aangiften bijvoorbeeld) door de verrekijker- en vergrootglasiconen te gebruiken. Zo bereikt u uiteindelijk de inhoud van de fiche.

  

Hoe kan ik individuele fiches of de samenvattende opgave 325 afdrukken ?

De fiches kunnen enkel individueel afgedrukt worden. Na de opzoeking kunnen ze één voor één geopend worden en via de knop "Fiche in pdf bekomen" in pdf-formaat geopend worden. De pdf versie kan nafgedrukt worden. Er is geen functionaliteit voorzien om de fiches in massa af te drukken.

Ook de samenvattende opgave 325 kan op deze manier in pdf formaat opgehaald worden.

  

Bij het opvragen van een fiche/opgave in pdf blokkeert Adobe Acrobat reader.

Het is mogelijk dat bij het oproepen van een fiche of een opgave in pdf formaat het venster van Adobe Acrobat reader blokkeert. Dat heeft te maken met een compatibiliteitsprobleem van Adobe Acrobat reader versie 9.x. Wij onderzoeken momenteel het probleem. Om ons te helpen de oorzaak van de fout te identificeren vragen wij u een mail te sturen naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken." data-mce-href="mailto:Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.">Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.;met volgende info :

  • de exacte versie van Adobe Acrobat reader (9.x.x)
  • het type en de versie van uw browser (vb. Internet explorer 8.x)
  • het type en de versie van uw operating system (vb. Windows Vista)
  • in welke versie van BOW hebt u het probleem (2009 of 2008 of beide ?)

Voorlopig is de enige optie de versie 8 van Adobe Acrobat reader te herinstalleren (downloadbaar op volgende link http://ardownload.adobe.com/) of een pdf reader van een andere aanbieder te installeren.

  

Hoe kan ik een fiche verbeteren ?

De gegevens die ingediend zijn via Belcotax On Web (web of klassieke gegevensdragers) kunnen enkel worden verbeterd of geannuleerd binnen de toepassing, door één van de methoden die hierna worden uiteengezet :

On-line

Kies de functie "Fiches Wijzigen – Annuleren – Toevoegen" in het menu "Opzoeken en bijwerken" : u komt dan in een verbeteringssessie.

Deze sessie wordt enkel beëindigd wanneer u de verzending van de verbetering bevestigt of wanneer u beslist de sessie af te breken.

De verbeteringen evenals de annuleringen en de toevoegingen worden op een later tijdstip uitgevoerd binnen de 48 uren vanaf uw bevestiging op het scherm.

Bestand van "Gegroepeerde verbetering"

De verbeteringen van een voorheen ingediend bestand kunnen verzonden worden in een bestand waarin enkel en alleen te verbeteren fiches hernomen zijn.

Op deze manier kan u bestaande fiches wijzigen of annuleren of er zelfs nieuwe toevoegen.

Om een te verbeteren of te annuleren fiche te identificeren, gebruikt u de volgende gegevens :

  • het aan de fiche toegekende volgnummer (281.xx + volgnummer of de zones 2.008 en 2.009)
  • de referentie van de verkrijger bij de schuldenaar van de inkomsten (2.010)

De toepassing identificeert een fiche bij voorkeur door het typenummer (281.xx) van de fiche en zijn volgnummer te combineren.

Opgelet : Een wijziging van de identiteit van de begunstigde kan enkel gerealiseerd worden door de annulering van de oude fiche en de toevoeging van een nieuwe.

  

Ik vind de fiches die ik ingediend heb niet terug (geen resultaat bij de opzoeking).

Als u de ingediende fiches niet terugvindt is één van de volgende situaties van toepassing :

  • De fiches zijn niet ingediend met het certificaat of de e-ID waarmee u nu aangemeld bent. Gebruik een ander certificaat of doe een aanvraag tot wijziging van de gebruiker (Zie "Wie mag de gegevens raadplegen, wijzigen ?").
  • Het KBO-nummer van de afzender van de verzending komt niet overeen met het KBO-nummer van de login waarmee u aangemeld bent. Gebruik een andere login op naam van de afzender die u gebruikt hebt om de originele fiches in te dienen.
  • Uw verzending is niet volledig aanvaard. Fiches zijn pas in de databank opgenomen als de status van de verzending "Gevalideerd" is. U kan de status raadplegen via "Opzoeken en bijwerken" – "Verzendingen" door te zoeken op het KBO-nummer van de afzender of het refertenummer van de verzending.

  

Wanneer kan ik een afdelingsnummer gebruiken ?

Het afdelingsnummer (zone 1.007) kan gebruikt worden als binnen éénzelfde onderneming – schuldenaar meerdere afdelingen een eigen loonbeheer of boekhouding voeren en ze de fiches daardoor niet gezamenlijk kunnen indienen. Om problemen met de volgnummers van de fiches te vermijden kan voor elke afdeling een verschillend afdelingsnummer gekozen worden. Daardoor worden beide afdelingen als afzonderlijke schuldenaars beschouwd binnen Belcotax On Web. Voor de vergelijking met de aangiften in de Bedrijfsvoorheffing worden de gegevens wel per KBO-nummer samengevoegd. De verschillende afdelingen kunnen zo dezelfde types fiches indienen en ze toch vanaf nr 1 beginnen te nummeren zonder risico van dubbel gebruik.

  

Bij het verzenden van een verbeterende verzending krijg ik de boodschap "Laattijdige verbetering" of "Laattijdige annulering"

Elke laattijdige verbetering of annulering van fiches via Belcotax On Web geeft aanleiding tot een omzeilbare fout die uw verbeterende verzending tijdelijk blokkeert. Om deze blokkering te laten opheffen dient u een aanvraag tot aanvaarding te richten aan Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken." data-mce-href="mailto:Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.">Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. In deze aanvraag vermeldt u het verzendingsnummer en een gedetailleerde verklaring voor de laattijdigheid van de verbetering of annulering en dient u te vermelden of er een wijziging in de bedrijfsvoorheffing gebeurd is en om welke reden.

  

In een aangifte heb ik de verkeerde schuldenaar vermeld (fout KBO-nummer). Hoe kan ik dat aanpassen ?

In een reeds verstuurde aangifte kan de schuldenaar niet aangepast worden. De enige manier om dit te verbeteren is de volledige aangifte te annuleren en een nieuwe aangifte in te dienen met de juiste schuldenaargegevens.

Een aangifte annuleren kan via het vuilbakicoontje in de resultatenlijst van de opzoeking op aangifte niveau.