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BELCOTAX ON WEB FAQ - technique

Accès

Comment obtenir un accès à Belcotax On Web ?

L'accès à Belcotax On Web se via le portail de la sécurité sociale.

Pour vous enregistrer valablement auprès de la sécurité sociale vous devez disposer d'un numéro d'entreprise (numéro BCE).

1) Vous disposez d'un numéro d'entreprise

a) Vous êtes déjà enregistré auprès de la sécurité sociale

Si vous introduisez par exemple déjà des déclarations électroniques auprès de la sécurité sociale ou vous avez déjà un accès à Tax-on-Web-mandataire, vous êtes déjà enregistré comme utilisateur sur le portail de la sécurité sociale. Vous pouvez utiliser les mêmes codes pour Belcotax On Web. Vous devez cependant disposer en plus de cet identifiant et de ce mot de passe d'une signature électronique via un certificat de classe 3 ou d'une carte d'identité électronique. Des renseignements complémentaires à ce sujet peuvent être obtenus auprès du helpdesk de la sécurité sociale.

Contactcenter SPF Finances

  • 0257/257 57

b) Vous n'êtes pas encore enregistré auprès de la sécurité sociale

Vous n'avez pas encore de nom d'utilisateur et de mot de passe auprès de la sécurité sociale ? Vous pouvez vous enregistrer via www.socialsecurity.be.

Après la procédure de demande, vous recevez un identifiant et un mot de passe que vous pouvez utiliser pour vous connecter à Belcotax On Web en combinaison avec un certificat de classe 3.

Lorsque vous avez configuré un utilisateur à votre nom sur le portail de la sécurité sociale, vous pouvez également vous connecter avec votre carte d'identité électronique. Introduisez votre carte d'identité électronique dans le lecteur, cliquez sur "vers l'application – carte d'identité électronique", et introduisez votre code pin pour accéder à l'application Belcotax On Web. Des renseignements complémentaires à ce sujet peuvent être obtenus auprès du helpdesk de la sécurité sociale.

Contactcenter SPF Finances

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2) Vous ne disposez pas d'un numéro BCE

a) Si vous êtes une personne morale, un service public, un employeur un commerçant personne physique ou si vous exercez une activité soumise à la TVA ou une profession libérale vous devez demander un numéro BCE auprès de la Banque carrefour des entreprises. Sur base de ce numéro, vous pouvez ensuite vous enregistrer sur le portail de la sécurité sociale (voir ci-dessus).

b) Si vous n'appartenez à aucune des catégories précitées et que vous ne pouvez par conséquent pas obtenir de numéro BCE, vous pouvez faire une demande d'accès au SPF Finances. Pour cela vous devez remplir entièrement le formulaire de demande et l'envoyer par fax ou par la poste à :

SPF Finances - Service Belcotax


Si votre demande est acceptée, vous recevrez un numéro de référence (avec la même structure qu'un numéro d'entreprise) que vous pourrez utiliser pour vous identifier comme expéditeur dans Belcotax On Web. Dès que vous obtiendrez confirmation vous pourrez vous connecter via le lien "Login avec le e-ID pour les utilisateurs sans numéro BCE". Vous introduisez votre carte d'identité électronique dans le lecteur, cliquez sur login, introduisez votre code pin et vous obtenez l'accès à l'application.

  

Qu'est-ce qu'une signature électronique ? Comment l'obtient-t-on (certificat) ?

L'application Belcotax On Web utilise une signature électronique avancée assimilée à une signature manuscrite car réalisée sur base d'un certificat qualifié et conçu au moyen d'un dispositif de création sécurisé.

Pour plus de détails concernant les technologies mises en jeu ou pour installer ce certificat sur votre pc, vous pouvez vous adresser à l'un des organismes de certification agréés par le SPF Finances, à savoir :

Depuis février 2007 vous pouvez également vous connecter à Belcotax On Web avec la carte d'identité électronique. La demande et la configuration de votre login sont faites suivant la même procédure que pour un certificat de classe 3. Plus d'infos sur www.eid.belgium.be.

Cette signature électronique avancée permet de garantir que :

  • tant l'expéditeur que le destinataire de la déclaration sont réellement ceux qu'ils prétendent être (« leur identité mutuelle est certifiée ») ;
  • l'expéditeur a effectivement signé sa déclaration ;
  • le contenu de la déclaration reçue est identique à celui que l'expéditeur a signé.

La signature digitale est légalement reconnue en Belgique (loi du 20 octobre 2000 – MB du 22 décembre 2000 et loi du 9 juillet 2001 – MB du 29 septembre 2001).

  

Lors de la connexion, je reçois le message « authentification échouée ».

Il est possible que vous receviez le message suivant au moment de la connexion :

AUTHENTIFICATION ECHOUEE – User_egov_no_certifcat_in _LDAP
ou
AUTHENTIFICATION ECHOUEE – User_wrong_certificat

Ce message apparaît lorsque votre certificat de classe 3 n'est pas correctement configuré pour l'utilisation de Belcotax On Web.

Vous devez d'abord impérativement exporter votre certificat depuis votre navigateur via la fonction « Outil – Options Internet – Contenu – Certificats ». Ici vous suivez l'assistant qui crée un fichier et le mets sur votre pc. Ensuite vous devez vous connecter sur www.socialsecurity.be et y choisir la fonction « Gestion du certificat à utiliser sur le portail de la Sécurité Sociale ». Localisez le certificat exporté sur votre pc et choisissez « Chargement du certificat ».

Pour les problèmes que vous rencontrez au niveau de la connexion vous pouvez appeler le contactcenter de la sécurité sociale.

Contactcenter SPF Finances

  • 0257/257 57

Lors de la connexion, je reçois le message « Authentication_200 »

Il est possible que vous receviez le message « Authentication_200 » au moment de vous connecter. Ce message est occasionné par un problème de sécurité dans certaines nouvelles versions d'Internet Explorer 7 et 8.

Dans le menu « Outils » sous « Options Internet » cliquez sur l'onglet « Sécurité », puis sur « Sites de confiance » et « Sites ». Dans la fenêtre qui se présente, décochez l'option « Nécessite un serveur sécurisé (https :) pour tous les sites dans cette zone » et tapez l'adresse « http://*.fgov.be » sous « Ajoute ce site web à la zone » puis cliquez sur « Ajouter ». Fermez les différentes fenêtres en confirmant vos modifications. Redémarrez Internet Explorer et retournez à l'adresse www.belcotaxonweb.be.

Lors de la connexion, je reçois le message « Page cannot be displayed / La page ne peut pas être affichée. »

Il est possible que vous receviez le message « Page cannot be displayed / La page ne peut pas être affichée » au moment de vous connecter. Ce message est occasionné par une configuration de sécurité du browser et se produit régulièrement sous Windows Vista et Windows 7.

Dans le menu « Outils » sous « Options Internet » cliquez sur l'onglet « Sécurité », puis sur « Sites de confiance » et « Sites ». Dans la fenêtre qui se présente, tapez l'adresse « *.socialsecurity.be » sous « Ajoute ce site web à la zone » puis cliquez sur « Ajouter ». Fermez les différentes fenêtres en confirmant vos modifications. Redémarrez Internet Explorer et retournez à l'adresse www.belcotaxonweb.be. L’accès devrait fonctionner normalement.

Il est possible qu'il y ait un problème dans la configuration de votre certificat. Pour la procédure de configuration de votre certificat voir la question "Lors de la connexion, je reçois le message "authentification échouée"."

Si le problème persiste veuillez contacter :

Contactcenter SPF Finances

  • 0257/257 57

Après le login vous recevez le message « L'expéditeur n'est pas connu dans le système Belcotax ».

Si après le login vous recevez le message « L'expéditeur n'est pas connu dans le système Belcotax » c'est que vous ne vous êtes jamais connecté antérieurement. Lors de la première connexion, vous avez la possibilité de contrôler vos nom et adresse, de les compléter et de les corriger. Ensuite, cliquez sur « Continuer » pour entrer dans l'application.

Il arrive que votre numéro BCE n'est pas complété dans l'écran mais est remplacé par la valeur « 00000null ». Cela signifie que dans votre compte auprès de la sécurité sociale votre numéro BCE n'est pas indiqué. Vous devez prendre contact avec ERANOVA, le centre d'aide de la sécurité sociale pour faire ajouter votre numéro BCE dans votre compte. Il est possible que vous soyez enregistré comme prestataire de services personne physique. Ce genre de compte ne contient pas de numéro BCE. Dans ce cas vous devez demander une nouvelle ouverture de compte comme employeur, entreprise sans personnel ou prestataire de services personne morale.

Contactcenter SPF Finances

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Comment envoyer mes données ?

Par encodage

Dans le cadre de Belcotax On Web, les fiches fiscales peuvent être encodées on line via la fonction « Envoi par encodage » du menu.

L'appel de cette fonction initie une procédure d'encodage manuel de vos données. Ces écrans d'encodage sont construits sur trois niveaux : Envoi – Déclaration – Fiches.

Lorsque vos fiches sont encodées, vous pouvez envoyer l'ensemble. Vous recevez alors immédiatement un numéro d'envoi qui signale que le transfert s'est effectué correctement suivi d'un accusé de réception par e-mail. Votre envoi est ensuite soumis au traitement, un avis de traitement vous informera de l'acceptation ou du rejet. Cet avis vous parviendra par e-mail endéans les 48 heures.

La dernière sauvegarde reste disponible pour une éventuelle nouvelle session tant que vous n'en demandez pas explicitement l'abandon. Lors de l'envoi définitif, une dernière sauvegarde est enregistrée d'office, mais les données préservées ne sont plus accessibles. Elles redeviennent disponibles lorsque le traitement final aboutit à un rejet afin de vous permettre d'effectuer les corrections nécessaires. En cas d'acceptation, elles seront automatiquement effacées.

A noter que chaque utilisateur ne peut sauvegarder qu'un seul fichier à la fois, il faut donc attendre l'acceptation définitive d'un fichier avant d'en encoder un autre.

Toutes les communications entre votre pc et le site Internet (le serveur du SPF) sont cryptées (codées). Seuls l'expéditeur et le destinataire peuvent lire les données transmises.

Par fichier

Deux étapes sont nécessaires pour transférer un fichier par le web :

Préparation du fichier : Première validation + cryptage en format BOW.

Envoi du fichier : chargement proprement dit.

Attention : Le numéro BCE de l'expéditeur repris dans la zone 0024 dans le fichier doit correspondre à celui qui sert lors de l'authentification au moment de la connexion. Si tel n'est pas le cas, l'envoi est possible, mais ces données ne seront plus consultables.

Comment puis-je introduire des fiches pour des bénéficiaires étrangers ?

Les fiches pour des bénéficiaires étrangers peuvent être introduites de la même manière et dans le même envoi que pour les bénéficiaires belges. Il n'y a plus lieu de les séparer ni de les trier.

Pour les bénéficiaires étrangers seuls les nom (prénom éventuel) et adresse (rue, N°, code postal à l'étranger, commune, ville et pays) doivent être indiqués. Un numéro d'identification fiscal étranger (numéro de TVA par exemple) peut éventuellement être renseigné dans la zone « NIF » (zone 2.109).

Qui peut consulter, modifier les données ?

En ce qui concerne les années des revenus 2005 à 2009, seul l'expéditeur qui a introduit les données est autorisé à les consulter ou les corriger. Celui-ci est identifié par son certificat lors de la connexion à l'application. Cette personne est identifiée par son certificat ou e-ID au moment de la connexion à l'application. Vous trouvez la référence de cet utilisateur dans les données détaillées de l'expéditeur. Vous pouvez les consulter en utilisant la loupe dans l'écran de résultat des recherches de vos envois via la fonction « Recherche et mise à jour » – « Envois ».

Lorsque la personne qui y est renseignée ne travaille plus pour l'entreprise ou lorsqu'une autre personne est désignée pour gérer les données, vous pouvez envoyer une demande de modification signée (en fichier attaché) via l'E-mail Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser." data-mce-href="mailto:Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.">Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. ou par fax au 0257/99234. Dans cette demande vous devez renseigner le numéro de votre envoi, le numéro BCE de l'expéditeur ainsi que le numéro national du nouvel utilisateur et celui de l'utilisateur courant.

Pourquoi ne puis-je pas consulter les données d'un fichier que j'ai envoyé ?

Pour pouvoir consulter les données d'un fichier que vous envoyez, le numéro d'entreprise de l'expéditeur que vous reprenez dans la zone 0024 dans ce fichier doit correspondre à celui que vous utilisez pour vous connecter. En d'autres termes vous devez renseigner en zone 0024 le même numéro BCE que celui qui est repris dans votre login auprès du portail de la sécurité sociale. Vous trouvez également cette référence dans l'écran d'accueil de Belcotax On Web après vous être connecté.

Lorsque vous renseignez dans le fichier une autre entreprise comme expéditeur, vous pouvez envoyer le fichier sans problème, mais vous ne pouvez pas le consulter, ni y apporter les annulations et les modifications nécessaires avec votre login.

Comment puis-je consulter une fiche individuelle ?

La recherche des fiches s'obtient via la fonction « Recherche et mise à jour ». Vous devez choisir dans le menu le niveau de recherche que vous souhaitez : envois, déclarations, relevés 325 ou fiches. Pour chaque niveau un écran avec des critères de sélection apparaît. Remplir les critères de sélection désirés et cliquer sur le bouton « Rechercher ». La recherche aboutit à la liste correspondant au niveau choisi : liste des envois, des déclarations, des relevés ou des fiches.

Vous pouvez passer au niveau inférieur (d'un envoi vers les déclarations qu'il contient, par exemple) en utilisant les icônes représentant la loupe ou les jumelles. Vous progressez ainsi en profondeur jusqu'à l'obtention du contenu de la fiche à l'écran.

Comment puis-je imprimer une fiche individuelle ou un récapitulatif de relevé 325 ?

Les fiches ne peuvent être imprimées qu'individuellement. Il faut en faire la recherche, les afficher les unes après les autres et pour chacune d'elles utiliser le bouton « Obtenir la fiche en format pdf ». L'écran qui apparaît alors peut être imprimé. Il n'y a pas de fonctionnalité permettant de les imprimer en masse.

Le relevé récapitulatif 325 peut également être obtenu en format pdf de la même façon.

Au moment d'obtenir une fiche/un relevé en format pdf l'Adobe Acrobat bloque.

Il arrive qu’au moment d’obtenir une fiche ou un relevé en format pdf la fenêtre d’Adobe Acrobat reader bloque. Ceci est du à un problème de compatibilité d’Adobe Acrobat reader version 9.x. Nous examinons actuellement le problème. Afin de nous aider dans cette recherche nous vous demandons d’envoyer un e-mail à l’adresse Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser." data-mce-href="mailto:Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.">Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser. en mentionnant les infos suivantes :

  • la version exacte de Adobe Acrobat reader (9.x.x)
  • le type et la version du browser (p.ex. Internet explorer 8.x)
  • le type et la version de l’operating system (p.ex. Windows Vista)
  • dans quelle version de BOW vous rencontrez le problème (2009 ou 2008 ou les deux ?)

Actuellement la seule solution est de réinstaller la version 8 de l’Adobe Acrobat reader (à télécharger au lien suivant : http://ardownload.adobe.com/) ou d’installer un pdf reader d’un autre fournisseur.

Comment corriger une fiche ?

Les données introduites via Belcotax On Web (Web ou supports classiques) ne peuvent être corrigées ou annulées que dans le contexte de l'application, exclusivement par une des méthodes exposées ci-après.

On-line

Choisissez la fonction « modification – annulation – ajouts de fiches » dans le menu « RECHERCHE ET MISE A JOUR », vous entrez alors dans une session de correction.

Cette session ne prend fin que lorsque vous confirmez l'envoi des corrections ou lorsque vous décidez d'abandonner celles-ci.

Les corrections, comme les annulations et les ajouts, sont exécutées en différé dans les 48 heures de votre confirmation à l'écran.

Fichier de « Correction groupée »

Les corrections d'un fichier préalablement introduit peuvent être envoyées dans un fichier reprenant exclusivement les fiches à corriger.

Vous pouvez de cette manière modifier, annuler des fiches existantes et même en ajouter de nouvelles.

Pour identifier une fiche à corriger ou à annuler, vous devez utiliser :

  • le numéro de suite attribué à la fiche (281.xx + numéro séquentiel soit les zones 2.008 et 2.009)
  • le numéro de référence du bénéficiaire auprès du débiteur de revenu (2.010)

L'application procède à l'identification d'une fiche prioritairement en combinant son numéro de type de fiche (281.xx) et son numéro séquentiel.

Attention : Une modification de l'identité du bénéficiaire ne peut être réalisée que par annulation de l'ancienne fiche et l'ajout d'une nouvelle.

Je ne retrouve pas la fiche que j'ai introduite (pas de résultat pour la recherche).

Lorsque vous ne retrouvez pas les fiches que vous avez encodées vous êtes dans une des situations suivantes :

  • Les fiches n'ont pas été introduites avec le certificat ou la carte d'identité avec lequel vous êtes connecté. Utilisez le bon certificat ou demandez une modification de la référence de l'utilisateur (voir « Qui peut consulter, modifier les données ? »).
  • Le numéro BCE de l'expéditeur qui a procédé à l'envoi ne correspond pas avec celui du login avec lequel vous êtes connecté. Utilisez le login au nom de l'expéditeur que vous avez utilisé pour introduire les fiches originales
  • Votre envoi n'a pas été complètement accepté. Les fiches ne sont reprises dans la base de données que lorsque le statut de l'envoi a la valeur « Validé ». Vous pouvez consulter le statut de votre envoi via « Recherche et mise à jour » - « Envoi » en le recherchant via la référence de l'expéditeur ou son numéro d'envoi.

Quand puis-je utiliser un numéro de division ?

Le numéro de division (zone 1.007) peut être utilisé lorsqu'au sein d'une même entreprise plusieurs divisions gèrent leurs propres salaires et ne peuvent pas introduire leurs fiches ensemble. Pour régler le problème du numéro séquentiel des fiches, un numéro de division peut être choisi pour chaque succursale. De cette manière, chaque division de l'entreprise sera considérée comme un débiteur différent au niveau de Belcotax On Web. Les différentes divisions peuvent ainsi introduire le même type de fiches en les numérotant à partir de 1 sans risque de double emploi. Pour la comparaison avec les déclarations en matière de précompte professionnel, les données sont par contre regroupées par numéro BCE.

Lors de l'envoi d'un fichier correctif je reçois le message « Correction tardive » ou « Annulation tardive ».

Toute correction ou annulation tardive de fiche via Belcotax On Web entraîne une erreur contournable qui bloque temporairement votre envoi correctif. Pour débloquer cet envoi, vous devez envoyer une demande d'acceptation à Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser." data-mce-href="mailto:Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.">Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.. Dans cette demande, vous mentionnez le numéro d'envoi et une explication détaillée des raisons de la tardiveté de la correction ou de l'annulation et mentionnez chaque modification au précompte professionnel.

 

Je reçois un message d'erreur en relation avec tag: fxx_2181 ou tag: fxx_2180 ?

Après la création du fichier BOW pour les fiches 281.10 et 281.20, vous pourriez recevoir un avertissement ("Warning") en relation avec 

"Tag: f10_2181_remounceoanderevoordelensocetrang" ou
"Tag: f10_2180_onkostenbrandweerenambulanciers"

Cet avertissement concerne des nouveaux champs qui étaient initialement prévus pour l'année 2018, mais qui seront reportés à la prochaine année 2019 en raison de l'approbation tardive de la loi. Cet avertissement n'empêche en aucun cas l'acceptation de vos fichiers.

Plus d'information ici

 

J'ai mentionné un mauvais débiteur dans une déclaration (erreur de numéro BCE). Comment puis-je corriger ?

Dans un fichier déjà envoyé, les données du débiteur de revenus ne peuvent pas être corrigées. La seule manière de les améliorer consiste à supprimer entièrement la déclaration et d'en introduire une autre avec les bonnes données.

Annuler une déclaration se fait en appuyant sur la poubelle dans la liste des résultats de la recherche au niveau de la déclaration.